Cas de Figure n° 1

Projets issus de la "base", de la veille régionale ou extensions d’actions en cours

Point 1 : Conception

Conception d’un avant projet par au moins deux ou trois personnes, dans un cadre régional ou inter - régional , en se référant au " canevas " élaboré par le pôle projet et en faisant appel, le cas échéant , à des personnes ressource identifiées dans les régions ou proposées par le Pôle Projets (PP).

Point 2 Rédaction avant-projet

Envoi du " canevas " de présentation de l’avant-projet à la Commission des Projets par le DR concerné .

Point 3 Examen par la CdP

a) Si la Commission constate qu’il y a un rapprochement à faire avec des actions existantes , en cours ou terminées, dans le même pays, ou ailleurs, elle le signale aux auteurs et les prie de prendre les contacts nécessaires en vue d’une éventuelle harmonisation.

b) La commission transmet au CA les avants projets qu’elle juge recevables, accompagnés, le cas échéant , d’un argumentaire permettant aux administrateurs de prendre une décision en toute connaissance de cause.

c) La Commission répond elle même aux demandes internes ou externes qu’elle juge non recevables.

L’accroissement des tâches suppose un renforcement de l’équipe par des membres disposant d’une disponibilité suffisante .

Point 4 Travail avec le PP

Après l’accord du CA, les pré-projets sont transmis au PP.

Le PP finalise le dossier de présentation du projet avec les auteurs de celui-ci. Il les aide , en fonction de leurs demandes, à rassembler les différentes pièces nécessaires, à élaborer le programme d’action et d’évaluation, à identifier des bailleurs potentiels etc…

Lorsque le dossier est prêt à être déposé, la responsable du PP signe le document de présentation du projet, remet la ou les conventions avec le ou les bailleurs à la présidente pour signature, transmet la copie du dossier au service financier puis au pôle actions après attribution des financements . Elle tient la CdP et le CA informés de l’issue du processus .

Point 5 Missions de faisabilité

Les greffons souhaitant effectuer une mission de faisabilité doivent retirer un document auprès de leur DR qui le transmet au PP. Celui-ci décide alors de l’opportunité d’un financement.

Cas de figure n° 2

Projets issus de la veille nationale ( appels d’offres ) ou de commandes

Point 1

Le PP organise la veille et sélectionne les appels d’offre susceptibles d’être retenus . Dans le cas d’ appels à proposition de l’U.E. ou autres appels urgents, la responsable du pôle et Thérèse Muller assurent cette sélection .

Point 2

Le PP élabore un document de présentation simplifiée des appels d’offre retenus, document susceptible d’être lu et compris par d’éventuels porteurs de projets.

Dans le cas d’appel à proposition urgent, il n’est pas nécessaire de rédiger le dossier type, le travail est fait directement par le pôle projets à partir du formulaire de demande de subvention .

Point 3

Cet appel d’offre est transmis aux régions, aux RP et RA pour susciter des candidatures.

Le PP pourra également prendre l’initiative de contacter directement des porteurs de projets potentiels connus pour leurs compétences dans le domaine considéré .

Point 4

La suite de la procédure correspond à celle du cas de figure n° 1

Remarques : Ce dispositif devrait permettre :
 de conserver le rôle jugé essentiel, jusqu’alors, de la CdP,
 de donner à la responsable du PP la disponibilité nécessaire au montage de projets d’envergure ,
 de responsabiliser les porteurs de projets dans l’élaboration, en équipe, des avant-projets ,
 de susciter la création progressive de pôles projets régionaux .